Se você pedir para o Chat GPT exemplos de projetos de sucesso ele irá informar, dentre outros, o SpaceX, o Tesla e o Google Maps.
E o que estes projetos têm em comum?
Todos eles possuem um forte controle do prazo e orçamento, foco na qualidade de entrega e uma gestão muito forte dos riscos, obtendo uma otimização dos recursos utilizados no projeto, culminando com a maior satisfação dos interessados, principalmente dos patrocinadores do projeto.
E como obter estes resultados?
Segundo o Project Management Institute (PMI), que compartilha as melhores práticas de gerenciamento de projetos em todo o mundo, existem dez áreas de conhecimento para o gerenciamento: escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições, parte interessadas e tudo isto através da integração do projeto.
Dependendo do porte e objetivo, cada área de conhecimento pode ser mais detalhada, menos detalhada ou até mesmo não utilizada, mas pelo menos quatro delas sempre estarão presentes.
Fig. 1 – Triângulo do Projeto
Escopo
Escopo é muitas vezes confundido com o objetivo do projeto, mas o objetivo é o benefício que se quer obter depois do projeto concluído. Já o escopo contempla todo o trabalho necessário para atingir o objetivo final.
Cronograma
Todo o trabalho necessário será executado em um período de tempo e cada tempo de trabalho será encadeado formando o cronograma do projeto. A gestão do cronograma tem por objetivo garantir o término pontual.
Custo
Todo trabalho necessário para execução também tem um custo associado. Nele está incluído tanto o trabalho dispendido diretamente no projeto como seu gerenciamento. A gestão de custo tem por objetivo garantir a finalização dentro do orçamento aprovado.
Qualidade
Incorpora a política de qualidade da organização e compõe as especificações de todas as ações e entregas para atender as expectativas das partes interessadas. As definições de qualidade se baseiam nas ações e entregas do escopo para serem consideradas aprovadas.
Escopo, custo e prazo estão sempre interligados. Se você reduzir o custo, diminuindo a equipe, aumentará o prazo ou precisará reduzir o escopo. Se for reduzir o prazo, ou precisará diminuir o escopo ou precisará aumentar a equipe e consequentemente o custo. E se for aumentar o escopo, ou aumentará o custo ou aumentará o prazo. A qualidade fica no centro, pois qualquer alteração para qualquer lado afeta a qualidade de alguma forma.
Além das áreas de conhecimento preconizadas pelo PMI, é bom considerar ter a equipe qualificada, processos adequados para as necessidades da empresa e do tipo de projeto, as ferramentas a serem utilizadas e o ambiente agradável e adequado aos desafios a serem enfrentados.
Fig. 2 – Pilares da Gestão Eficiente
Estes 3 pilares estão relacionados e a alteração em um deles também afetará o resultado do projeto como um todo. Se temos equipe qualificada com processos bem desenhados, mas não temos ferramentas adequadas, temos muito trabalho manual. Se temos equipe qualificada e ferramenta adequada, mas o processo não está bem desenhado, então podemos estar fazendo rapidamente a coisa errada e trazendo prejuízo para a companhia. E se temos processos e ferramentas alinhadas, mas a equipe não é bem treinada, não estaremos utilizando corretamente os processos e ferramentas. Em qualquer um destes cenários desequilibrados teremos menos eficiência, aumento de custo e aumento de risco para a operação da empresa como um todo.
E se você tem alguma dúvida sobre Gestão de Portfólio de Projetos, fique à vontade para entrar em contato com a IwPlan, teremos prazer em ajudar!
Texto escrito por Celso Ricardo Breve, Diretor de Consultoria na IwPlan.
